Liten advokatbyrå: Arbetsuppgifter (advokatsekreterare)

Sköta telefonväxeln
Främst innebär det att jag svarar i telefon när det ringer. Ibland händer det att det ringer på flera linjer samtidigt, vilket innebär att jag då får svara, be de andra vänta, parkera dessa samtal och sedan ta itu med de olika samtalen i turordning. Jag ringer även till myndigheter och privatpersoner i olika ärenden samt att jag får koppla över vissa samtal till advokaten.
 
I detta arbetsmoment ingår att "ta in" förordnanden från domstolar. Det innebär i korthet att domstolen ringer till advokatbyrån och frågar om advokaten har möjlighet att åta sig ett visst uppdrag. Då ska jag först och främst kontrollera så kallat jäv, men även ta reda på vad saken gäller, om personen sitter anhållen, om det finns flera misstänkta i målet etc. Att kontrollera jäv går ut på att jag stämmer av med våra register så att den blivande klienten inte förekommer som motpart för oss i något pågående ärende samt att eventuella motparter inte är eller har varit klienter på byrån tidigare. Om det skulle uppstå en fråga om jäv (vilket det gör med jämna mellanrum, i och med att jag arbetar i en liten stad), måste jag stämma av med advokaten innan jag svarar domstolen.
 
Även privatpersoner kan ringa till advokatbyrån för att få hjälp med sina olika ärenden. Då kontrollerar man först och främst eventuellt jäv och om det inte existerar något jäv, bokar man in en så kallad rådgivningstimme. Denna rådgivningstimme är inte - som många tror - en gratis rådgivning. Denna timme får man själv bekosta. För rådgivningar tillämpar vi den så kallade rättshjälpstaxan (2017 är det 1.678 kr/timme ink. moms). Hur andra byråer gör vet jag inte och det kan finnas de som erbjuder gratis rådgivning, fast oftast förekommer inte det.
 
Upprätta skrivelser till domstol, privatpersoner m.fl.
I de olika ärendena är det oftast jag som upprättar förslag på olika skrivelser (yttranden, bevisuppgifter, överklaganden m.m.), som advokaten sedan får titta på och eventuellt redigera innan godkännande. Till min hjälp har jag en samling med gamla, liknande skrivelser som gjorts i tidigare ärenden som jag kikar på emellanåt om jag känner mig osäker på formuleringar m.m.
 
I de mål där advokaten är förordnad som målsägandebiträde, ska man upprätta skadeståndsanspråk och då får man göra en liten utredning för att kunna ta reda på om både kränkningsersättning (praxis på detta finner man i Brottsoffermyndighetens referatsamling) och ersättning för sveda och värk (Trafikskadenämnden har tabeller för detta) ska yrkas och hur mycket man i så fall ska yrka. Med andra ord måste man stämma av gärningsbeskrivningen i åklagarens stämningsansökan och gå igenom förundersökningsprotokollet. Advokaten har själv ett möte med klienten, där eventuella kostnader som klienten haft tas reda på, tidsperiod för eventuell sveda och värk m.m. Om klienten haft några kostnader (läkarbesök m.m.), behövs kvitton som styrker dessa kostnader och åberopas då som bevisning till styrkande av kostnaderna. Även annan bevisning från förundersökningsprotokollet kan bli aktuellt, såsom fotografier, journalanteckningar, rättsintyg m.m.
 
Lägga upp ärenden
När det fysiska förordnandet har inkommit från domstol eller när klienten har varit här på sitt första besök, ska ärendet läggas upp i det ärendehanteringssystem som advokatbyrån har. Där lägger man bland annat in namn, personnummer och adress på både klient och motpart. För min del innebär det även att jag får upprätta ett reskontra (dokument där alla utlägg, resor och fakturor ska noteras) samt lägga upp en fysisk akt. Den fysiska akten består av en aktkappa med etikett där ärendenummer och parter framgår och i denna akt ska finnas ett så kallat klientkort där allt som görs i ärendet noteras.
 
Upprätta fakturor, arbetsbeskrivningar och kostnadsräkningar
Fakturor med arbetsbeskrivningar och kostnadsräkningar upprättas kontinuerligt under ärendenas gång, fast i ärenden där advokaten förordnats av domstol upprättas kostnadsräkningar enbart i samband med förhandling.
 
I dessa gäller det att redogöra för vilket arbete som lagts ned i ärendet, om det funnits några kostnader m.m. Advokaten får sedan titta på förslaget och eventuellt justera.
 
Sköta in- och utgående post
Dels gäller det vanlig postgång, men även den elektroniska. Rutinen på den här advokatbyrån är att den vanliga posten hämtas i postfacket en gång om dagen, medan den elektroniska brevlådan bevakas kontinuerligt under hela dagen.
 
Hur de inkommande handlingarna ska hanteras, beror på vad det gäller. Om det är handlingar i pågående ärenden, ska dessa ankomststämplas, skrivas in på klientkortet och därefter hanteras utifrån vad för typ av handling det är. Oftast låter jag advokaten titta på handlingen först innan den skickas till klienten.
 
Fakturor kontrolleras så att de stämmer och läggs därefter fram till advokaten (som i mitt fall är den som driver byrån) för signering innan de betalas.
 
Sköta in- och utgående betalningar
Jag har fullmakt att sköta advokatbyråns bankkonto och har därmed tillgång till byråns internetbank. Varje dag kontrolleras ifall det inkommit några betalningar och eventuella utgående betalningar registreras. Det gäller alltså att ha koll på när betalningar från klienter och domstolar, försäkringsbolag m.fl. ska vara oss tillhanda. Det är även jag som sköter lönerna, vilket inenbär att jag stämmer av skatt och eventuella avdrag som göra och därefter - en gång i månaden - registreras lönerna för utbetalning.
 
Kontakter med olika myndigheter och klienter
Det här går lite in i delen att sköta telefonväxeln, för dagligen har man kontakt med både myndigheter och klienter - både telefonledes och i skrift. Man tar in förordnanden, bokar in förhandlingar, tider för förhör och klientbesök (både nybesök och besök inför förestående förhandlingar m.m.) etc. Telefonvana är därför en stor fördel och även vana att uttrycka sig formellt i skrift.
 
Bevaka tidsfrister m.m.
Det här arbetsmomentet är ett av de viktigare i arbetet. Det gäller att hela tiden ha koll på när olika yttranden, bevisuppgifter, överklaganden m.m. ska vara ingivna till domstol och andra myndigheter, vilken dag och tid domar ska meddelas, när advokaten senast ska ha lämnat besked om eventuell erinran gällande förundersökningsprotokoll m.m.
 
Det gäller också ha koll på handläggningen i de olika ärendena. Om man exempelvis har skickat iväg ett brev till ett försäkringsbolag med begäran om att klienten ska få utnyttja sitt rättsskyddmoment i hemförsäkringen, måste man ha koll på att man får svar inom rimlig tid. Annars får man påminna. Detta gäller i samtliga ärenden där man har översänt skrivelser. Det är därmed viktigt att ha en rutin för hur denna bevakning ska gå till.
 
Gallra akter
Klientakter ska sparas i tio år enligt gällande bestämmelser. Därför gäller det att efter hand gallra bort ärenden (det vill säga slänga alla handlingar förutom klientkort, originalavtal samt eventuellt vissa andra handlingar) efter hand som de passerar tio år. Man måste tänka på att dessa handlingar är sekretesshandlingar och måste därför destrueras på ett säkert sätt. För vår del innebär det att vi skickar handlingarna - som vi samlat i kartonger efter hand som de gallras bort - till förbränning. Förbränningen sker cirka en gång om året för vår del.
 
Sedvanliga kontorsgöromål
Utöver arbetet som nämnts ovan, sköter man även kopiering av handlingar, inköp av kontorsmaterial, inköp av övriga förbrukningsvaror till kontoret, ta hand om eventuella växter, byte av trasiga lampor, ser till så att det ser snyggt och städat ut på kontoret m.m.
 
 
Eftersom jag arbetar på en liten advokatbyrå - där endast jag och en advokat arbetar - hjälper jag även advokaten med vissa personliga ärenden.

Kommentarer
Postat av: Cecilia Andersson

Hej! Mitt namn är Cecilia och jag har just kommit in på paralegals utbildning i Stockholm. Jag har även kommit in på en annan utbildning där framtiden är "säkrare" så min (lite brådskande) fråga till dig är, finns det jobb som paralegal när man är klar med studierna? Är det brist så man inte behöver "slåss" om jobben? Arbetar man kontorstider generellt? Finns det jobb inte bara i Stockholm utan i övriga delar av landet också? Hur är lönen du som nu har kommit ut i arbetslivet på riktigt och kan svara uppriktigt? Med vänlig hälsning, Cecilia

Svar: Hej Cecilia. Jag ber om ursäkt för att mitt svar har dröjt, men jag födde mitt första barn förra tisdagen och kom hem från BB i fredags. Såvitt jag vet är paralegalutbildade eftertraktade, inte minst på advokatbyråer, domstolar etc. Huruvida man måste slåss om jobben eller ej är svårt att svara på. Det beror på i vilken del av landet du bor i. Paralegalutbildningen har börjat sprida sig lite här och var i landet, så jag vill påstå att paralegalutbildade är eftertraktade i hela landet och inte bara i Stockholm. Generellt arbetar man "normala" kontorstider, men det beror naturligtvis på var du jobbar. Lönen skiljer sig rätt mycket mellan privat- och statsanställda. I Stockholm hade jag en rätt bra ingångslön som jag i min nuvarande anställning lyckats jobba upp. Lättast är om du googlar lönestatistik för paralegal eller vad du nu är intresserad av att arbeta som (t.ex åklagaradministratör, advokatsekreterare etc). Jag får dock vara beredd på att gå ned en del i lön om jag väljer att sluta jobba privat och istället jobba statligt igen. Hoppas att mitt svar kan vara till någon hjälp.
Jessica

2017-08-16 @ 05:06:41

Kommentera inlägget här:

Namn:
Kom ihåg mig?

E-postadress: (publiceras ej)

URL/Bloggadress:

Kommentar:

Trackback
RSS 2.0
Free Gavel Cursors at www.totallyfreecursors.com
Blogglista.se