Hyresnämnd: Arbetsuppgifter (nämndsekreterare)
Kansliarbete
Kort innebär detta att man bland annat:
- hanterar post (man registrerar nyinkomna handlingar, kommunicerar handlingar med parter etc.)
- registrerar och skickar beslut till parter (och ombud)
- tittar igenom nyinkomna ärenden (det innebär att man kontrollerar så att ärendet är rätt registrerat, att ansökningarna har kommit in inom den tidsfrist som finns för varje ärende, att ansökningarna är kompletta och om det skulle fattas något måste man anmoda sökanden att komplettera med de handlingar eller uppgifter som fattas)
- utfärdar lagakraftsbevis (efter begäran från någon av parterna)
- bokar in sammanträde i ärenden och kallar parter (och ombud) till sammanträdet
- handlägger ärenden i övrigt
- ha telefonkontakt med parter och ombud (först och främst innebär det att man svarar i telefon under nämndens telefontid, men även att man av olika anledningar ringer till parter och ombud
Protokollföring
I likhet med att domstolar har förhandlingar, har hyresnämnden sammanträden (och ibland även besiktningar där man tar bilder i lägenheten). Under dessa sammanträden ska man anteckna vad som sägs samt vad som händer och sedan sammanställa detta i ett protokoll. En annan del av protokollföringen är att man "ropar på" ärendet (det vill säga att man i högtalarna talar om att sammanträdet börjar och kallar in parter och ombud till salen). Som protokollförare sköter man även inspelning av förhör och informationen på informationstavlorna.
"Upplysningen"
Under ett visst antal timmar och dagar i veckan har allmänheten (det vill säga de som inte är part i något ärende) möjlighet att ringa och ställa frågor. Viktigt att tänka på är att bara ge allmänna upplysningar (hur går ansökningsförfarandet vid nämnden till, vad säger lagstiftning etc.). Råd får inte ges och/eller bedömningar får inte göras.
"Mailfrågor"
De så kallade mailfrågorna fungerar på ungefär samma sätt som upplysningen, bortsett från att mailfrågorna inte är begränsade till vissa dagar eller vissa timmar. Med det menar jag att allmänheten har möjlighet att när som helst på dygnet och vilken dag som helst i veckan skicka in sin fråga per mail. Men precis som i upplysningen får man inte ge råd eller göra bedömningar, utan "bara" ge allmänna upplysningar om vad det är som gäller.
Skriva beslut och skälen till beslutet
Man kan jämföra nämndens beslut med en domstolsdom. Beslutet ska motiveras med skäl, som ska förklara nämndens tankegång och vara förankrade i lagrum.
